Kinh nghiệm quốc tế về chuyển đổi số trong hoạt động công chứng

Tham dự hội thảo có đại diện Bộ Tư pháp, Tổng Lãnh sự Liên bang Nga tại TPHCM, Cục Kiểm soát thủ tục hành chính (Văn phòng Chính phủ), Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam, Chủ tịch Phòng công chứng Liên bang Nga, các chuyên gia về công chứng và công nghệ số thuộc Phòng công chứng Liên bang Nga và Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam.

Theo Ban tổ chức Hội thảo, chuyển đổi số hoạt động công chúng là nội dung nhận được nhiều sự quan tâm trong dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi) mới được Chính phủ trình Quốc Hội xem xét, cho ý kiến.

Cùng với Luật Giao dịch điện tử được thông qua năm 2023, dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi) đã bổ sung một số nội dung mới quy định về công chứng điện tử và cơ sở dữ liệu công chứng nhằm tạo hành lang pháp lý cho việc chuyển đổi số hoạt động công chứng, đáp ứng nhu cầu của xã hội về việc bảo đảm an toàn pháp lý đối với các giao dịch dân sự trên môi trường điện tử và đổi mới phương thức phục vụ, nâng cao hiệu quả của hoạt động công chứng hiện nay.

Tại hội thảo, các chuyên gia công chứng Liên bang Nga đã chia sẻ các kinh nghiệm với các chủ đề: "Chuyển đổi số hoạt động công chứng tại Liên bang Nga: vì mục tiêu đảm bảo quyền lợi và thuận tiện cho người dân và pháp nhân" và "Sự phát triển của công chứng kỹ thuật số của Liên bang Nga", đồng thời trao đổi nhiều vấn đề trên cơ sở khoa học và kinh nghiệm thực tiễn áp dụng công nghệ kỹ thuật số vào hoạt động công chứng tại Liên bang Nga.

Ông Konstantin Korsik, Chủ tịch Phòng Công chứng Liên bang Nga cho biết, hiện tại, ngành công chứng Nga đã trải qua hai giai đoạn chuyển đổi số. Giai đoạn một bắt đầu vào năm 2014 với sự ra mắt của Hệ thống thông tin công chứng hợp nhất, khi các hoạt động công chứng bắt đầu được ghi nhận và xử lý trong các sổ công chứng của Hệ thống, đồng thời các sổ công chứng trực tuyến công khai đầu tiên đã được ra mắt.

Các công nghệ do ngành công chứng áp dụng đã thay đổi hoàn toàn phương thức phục vụ của hoạt động công chứng. Các hoạt động công chứng kiểu cũ, không đòi hỏi trình độ cao đã đi vào quá khứ. Ngược lại, 1/3 các hoạt động công chứng được thực hiện hiện nay đều dựa trên công nghệ điện tử. Vì vậy, hầu hết người dân và pháp nhân hiện nay đến các tổ chức công chứng không phải để chứng thực bản sao hoặc chữ ký, mà để thực hiện các hoạt động phức tạp nhiều bước như chứng nhận hợp đồng và các loại giao dịch, các tài liệu có thể đọc được bằng máy…

Theo đó, từ năm 2018, tất cả các hoạt động công chứng đều được đăng ký trong Hệ thống thông tin thống nhất của ngành công chứng. Hiện nay, tại Liên bang Nga có thể thực hiện nhiều hoạt động công chứng từ xa, cũng như chứng thực từ xa các hợp đồng bởi hai hoặc hơn hai công chứng viên.

Chủ tịch Phòng công chứng Liên bang Nga cho biết, đối với hình thức công chứng từ xa có mặt công chứng viên, các công chứng viên tại hầu hết các tỉnh thành của Liên bang Nga đều đã có kinh nghiệm thực hiện. Nhu cầu về các dịch vụ này cũng đang tăng lên đáng kể vào năm 2023, số lượng chứng nhận các giao dịch từ xa có mặt công chứng viên đã tăng gấp đôi và bản thân hình thức này bắt đầu được sử dụng nhiều cho cả giao dịch bất động sản, trong hoạt động của doanh nghiệp hay các quan hệ pháp lý hôn nhân và gia đình.

Trong suốt những năm qua, ngành công chứng Nga cũng tích cực tham gia vào Hệ thống tương tác điện tử liên ngành. Danh sách các đối tác của ngành công chứng nằm trong hệ thống này bao gồm Cơ quan Liên bang về đăng ký, địa chính và bản đồ Rosreestr, Cơ quan Thuế Liên bang, Bộ Nội vụ, Ngân hàng Trung ương, Cơ quan thừa phát lại Liên bang, danh mục Lịch sử Tín dụng Trung ương, Cơ quan giám sát tài chính Liên bang (chống rửa tiền), Cơ quan hộ tịch, Bộ Ngoại giao, Bảo hiểm Y tế bắt buộc...

Bà Galina Nikolaeva, Chủ tịch Phòng Công chứng vùng Samara (Liên bang Nga), chia sẻ: Khi chuyển tài liệu đến Hội công chứng viên địa phương để lưu trữ, công chứng viên có nghĩa vụ số hóa các tài liệu công chứng trong 5 năm vừa qua và chuyển hình ảnh điện tử của chúng sang Hệ thống thông tin công chứng thống nhất. Các cơ sở luật công chứng cũng quy định về việc có thể lập tài liệu công chứng ngay lập tức ở dạng điện tử mà không cần tạo bản giấy.

Hệ thống thông tin công chứng thống nhất không chỉ là một cơ sở dữ liệu, kiến trúc phần mềm và phần cứng của nó được tạo ra như một hệ thống máy khách - máy chủ tích hợp tập trung, không chỉ cho phép tích lũy, lưu trữ và xử lý dữ liệu đã nhập mà còn cho phép trao đổi thông tin với cả những bên tham gia giao dịch và các bên thứ ba. Đơn vị vận hành hệ thống thông tin công chứng thống nhất là Công chứng Liên bang. Tất cả các công chứng viên ở Nga đều có quyền thực hiện hoạt động công chứng điện tử, pháp luật không đặt ra các yêu cầu đặc biệt về trình độ chuyên môn của công chứng viên thực hiện hoạt động công chứng ở dạng điện tử.

Chủ tịch Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam Nguyễn Chí Thiện nhận xét: Hệ thống công chứng điện tử và cơ sở dữ liệu của Liên bang Nga mang những nét điển hình của công chứng điện tử trong hệ thống công chứng La tinh. Dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi) của Việt Nam cũng đang quy định những nguyên tắc chung để phát triển hệ thống công chứng điện tử và cơ sở dữ liệu tương đồng với những đặc điểm chung này, như việc xây dựng cơ sở dữ liệu tập trung, quy trình công chứng điện tử với sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên tại các điểm cầu, giá trị pháp lý của văn bản công chứng điện tử, thiết lập nền tảng kỹ thuật số phục vụ hoạt động công chứng thống nhất trên toàn quốc, hướng tới việc liên thông dữ liệu và cung cấp dịch vụ công chứng liên thông với các dịch vụ công khác.

Từ năm 2022 đến nay, Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam đã tổ chức nhiều hội thảo quốc tế với các quốc gia trong Liên minh công chứng La tinh có nền công chứng phát triển như Cộng hòa Pháp, Cộng hòa Liên bang Đức, Uzbekistan và Liên bang Nga. Các hội thảo này mang lại nhiều kinh nghiệm quý báu, có thể học hỏi, chắt lọc, tham khảo để phục vụ cho việc chuyển đổi số công chứng tại Việt Nam.