Vai trò của chữ ký số và dịch vụ tin cậy đối với lĩnh vực công chứng điện tử

Đảm bảo an toàn và giá trị pháp lý cho công chứng điện tử
Phát biểu khai mạc Hội thảo, bà Tô Thị Thu Hương, Giám đốc Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia (Bộ Khoa học và Công nghệ) cho biết, Luật Công chứng 2024 đã chính thức đưa công chứng điện tử vào quy định, đánh dấu bước ngoặt quan trọng, khẳng định công chứng không chỉ là hoạt động pháp lý truyền thống, mà còn có thể phát triển an toàn, minh bạch và hiệu quả trong môi trường số. Công chứng điện tử không chỉ là một bước tiến về thủ tục hành chính, mà là bước chuyển mình thực sự để xây dựng Chính phủ điện tử, phát triển kinh tế số, xã hội số góp phần đưa dân tộc tiến vào kỷ nguyên vươn mình.

Theo đó, chữ ký số chính là “con dấu định danh” không thể chối bỏ của mỗi cá nhân, tổ chức. Theo đó, đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản, để không một ai có thể thay đổi dù chỉ một dấu phẩy; đảm bảo tính xác thực, để chúng ta biết chắc chắn ai là người đã ký vào văn bản đó. Ngoài ra, dịch vụ cấp dấu thời gian giống như một “nhân chứng khách quan” của hệ thống, ghi lại chính xác thời điểm một giao dịch diễn ra. Điều này tạo ra sự minh bạch tuyệt đối, ngăn chặn mọi tranh chấp tiềm tàng về mặt thời gian. Chính hai yếu tố trên đã tạo nên một tấm khiên vững chắc, đảm bảo an toàn và giá trị pháp lý cho công chứng điện tử, giúp người dân và doanh nghiệp an tâm khi thực hiện các giao dịch quan trọng của mình. 
Tại Hội thảo, bà Nguyễn Thị Thơ, Phó Chủ tịch điều hành Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam nêu rõ, công chứng được coi là “dịch vụ tư pháp phòng ngừa”, góp phần bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự, thương mại, bất động sản. Khi được chuyển đổi sang môi trường số, công chứng không chỉ giữ vững sứ mệnh phòng ngừa tranh chấp mà còn trở thành cầu nối quan trọng trong việc bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn của hợp đồng, giao dịch điện tử.

Trong tiến trình đó, chữ ký số và dịch vụ tin cậy chính là hạ tầng pháp lý - kỹ thuật thiết yếu, giúp công chứng viên có thể xác định nhân thân, năng lực hành vi, tính tự nguyện, tính hợp pháp của giao dịch trong môi trường trực tuyến với mức độ bảo đảm tương đương, thậm chí cao hơn so với phương thức truyền thống.
Tuy nhiên, theo Phó Chủ tịch điều hành Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam, để triển khai thành công công chứng điện tử, chúng ta đang đứng trước nhiều thách thức như cơ chế pháp lý cần tiếp tục được hoàn thiện, đồng bộ với Luật Công chứng 2024, Luật Giao dịch điện tử 2023 và các văn bản liên quan; hạ tầng kỹ thuật phải bảo đảm an toàn thông tin, an ninh mạng ở cấp độ cao; năng lực tiếp cận công nghệ và sự đồng thuận của đội ngũ công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng trên toàn quốc cũng cần được chú trọng.
Phó Chủ tịch điều hành Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam mong muốn, Hội thảo là dịp để trao đổi, đánh giá, chia sẻ kinh nghiệm về việc ứng dụng các giải pháp công nghệ hiện đại, nhất là chữ ký số, dấu thời gian và các dịch vụ tin cậy, nhằm từng bước hình thành hệ thống công chứng điện tử thống nhất, an toàn và hiệu quả.

Tăng cường hướng dẫn, bồi dưỡng, phổ cập về công chứng điện tử
Chia sẻ về thực tiễn chuyển đổi số hoạt động công chứng, hướng tới triển khai công chứng điện tử, ông Đào Duy An, Tổng Thư ký của Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam cho biết, công chứng là một dịch vụ công. Tuy nhiên, so với tốc độ phát triển của nền kinh tế Việt Nam những năm vừa qua và xu hướng chuyển đổi số các dịch vụ công tại Việt Nam, việc chuyển đổi số hoạt động công chứng là chưa tương xứng. Luật Công chứng 2014 quy định về cơ sở dữ liệu công chứng, theo đó, các cơ sở dữ liệu này được xây dựng tại các địa phương. Sau gần 10 năm thi hành, đã có 59/63 địa phương hoàn thành việc xây dựng cơ sở dữ liệu. Mặc dù vậy, hiệu quả của việc ứng dụng cơ sở dữ liệu công chứng chưa đồng đều và chưa theo kịp tốc độ cũng như xu hướng chuyển đổi số các dịch vụ công.

Đến nay, hàng loạt văn bản quy phạm pháp luật quan trọng cho việc chuyển đổi số công chứng đã được ban hành, tạo ra một hành lang pháp lý tương đối đầy đủ và chi tiết. Riêng đối với lĩnh vực công chứng, ngoài Luật Công chứng 2024 còn có Nghị định 104/2025/NĐ-CP, Thông tư 05/2025/TT-BTP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành. Các vấn đề cơ bản cho việc chuyển đổi số công chứng đã được quy định gồm có: Công chứng điện tử (khái niệm, các quy trình, giá trị pháp lý, điều kiện thực hiện); chuyển đổi từ văn bản công chứng giấy sang văn bản công chứng điện tử; chuyển đổi hồ sơ công chứng thành thông điệp dữ liệu để phục vụ việc lưu trữ (số hóa và lưu trữ điện tử); cơ sở dữ liệu công chứng; nền tảng công chứng điện tử…
Theo ông Đào Duy An, hiện nay khung pháp lý tuy đã có nhưng chưa thực sự đầy đủ và đồng bộ; hạ tầng công nghệ và cơ sở dữ liệu chưa đáp ứng; hạn chế về công nghệ bảo mật và tiêu chuẩn kỹ thuật…
Để đẩy mạnh chuyển đổi số công chứng, Tổng Thư ký của Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam cho rằng cần tiếp tục hoàn thiện khung pháp lý. Theo đó, cần quy định rõ ràng thẩm quyền và trình tự chuyển đổi giữa văn bản công chứng điện tử và văn bản giấy, bảo đảm giá trị pháp lý và tránh tranh chấp; ban hành chuẩn thống nhất về hồ sơ công chứng điện tử để bảo đảm tính đồng bộ trên phạm vi toàn quốc, khắc phục tình trạng các địa phương tự phát áp dụng công nghệ khác nhau.
Cùng với đó, xây dựng cơ sở dữ liệu và hệ thống quản lý tập trung, xây dựng cơ chế pháp lý cho trục kết nối dữ liệu thống nhất, bảo đảm công chứng viên có quyền khai thác đồng bộ các nguồn dữ liệu cần thiết phục vụ xác minh thông tin;  quy định rõ phạm vi dữ liệu được phép truy cập, thủ tục và trách nhiệm sử dụng dữ liệu, vừa tạo thuận lợi cho công chứng, vừa bảo đảm quyền riêng tư cá nhân; đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công chứng điện tử, trong đó, nhấn mạnh giá trị pháp lý tương đương của văn bản công chứng điện tử với văn bản giấy; tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng định kỳ cho công chứng viên về kỹ năng sử dụng nền tảng số, xử lý tình huống pháp lý phát sinh trong môi trường điện tử.
Từ thực tiễn triển khai chuyển đổi số, công chứng và chứng thực tại tỉnh Thanh Hóa, Công chứng viên Phạm Anh Tiến cho rằng, cần nhanh chóng xây dựng cơ sở dữ liệu tập trung về một đầu mối thống nhất để tăng tính kết nối trên các nền tảng cơ sở dữ liệu; sớm hoàn thiện cơ sở tham chiếu văn bản công chứng điện tử để đảm bảo việc xác thực giá trị của văn bản nhanh chóng; tăng cường hoạt động tuyên truyền, hướng dẫn, bồi dưỡng, phổ cập về công chứng điện tử mạnh mẽ trong thời gian tới nhằm thay đổi nhận thức của công chứng viên cũng như các cá nhân, tổ chức có liên quan.